‘Bij data gaat het niet om nummers, maar om mensen’

Marco Dekker werkt sinds twee jaar met veel plezier als business-intelligence-consultant bij zorgorganisatie Gemiva. ‘Ik houd me bezig met eigenlijk alles wat met data te maken heeft.’ Bevlogen vertelt hij over het verzamelen van vele soorten gegevens; informatie die de organisatie dankbaar gebruikt om de zorg aan cliënten verder te verbeteren.

Je bent dagelijks met data bezig. Kun je daar iets meer over vertellen? 
Ongeveer twee jaar geleden zijn we met een nieuw systeem gaan werken. Dankzij dat systeem kunnen we veel beter zien hoe het gaat binnen een locatie. Vroeger beschikten we maar over weinig informatie. Nu kunnen we managers veel meer inzicht geven. Ze kunnen beter zien hoe het gaat met bijvoorbeeld de kwaliteit van de zorg, het personeel en de financiën.  

Eerder moesten de managers de data uit verschillende systemen halen. Nu krijgen ze een pagina te zien waar alle informatie bij elkaar staat en waar ze details kunnen bekijken. Als ze overleg hebben met hun team zien ze gelijk alle belangrijke gegevens in een overzicht voor zich. Ze hoeven niet meer te zoeken in meerdere systemen.  

Wat is daarvoor nodig en wat kan je er nog meer mee?  
We hebben verschillende verzamelingen van brongegevens gemaakt, die we datasets noemen. We hebben er nu acht, zoals informatie over de zorg aan de cliënten en informatie over het personeel. Die informatie kunnen we ook gebruiken om onderzoek te doen. Bijvoorbeeld: Hoe gaat het Gemiva met het geven van zorg? We kunnen gegevens met elkaar vergelijken en leren daar veel van.  

De managers hebben daar nu vooral voordeel van, maar de bedoeling is dat ook andere medewerkers van deze gegevens gebruik kunnen gaan maken. Het zal dan niet gaan om informatie over de hele locatie, maar alleen om informatie die voor hen belangrijk is.

Gebeurt het verzamelen van data samen met medewerkers en cliënten? 
Ja, medewerkers en cliënten denken mee. We weten nog niet precies welke informatie straks als volgende stap beschikbaar komt. Dat komt omdat iedereen die met de systemen werkt, niet altijd weet wat er allemaal mogelijk is. Ze kunnen dan ook niet hun wensen aan ons duidelijk maken. Ook hebben we te maken met wettelijke regels en is soms nog niet duidelijk wat er wel en niet mag.  

We willen graag snel nieuwe datasets mogelijk maken, maar ook wel goed toetsen of we de juiste dingen doen. Het is van belang dat ons werk goed bijdraagt aan de doelen en ideeën van Gemiva. Zo wil de organisatie bijvoorbeeld cliënten zelf meer controle geven, zodat de zorg beter aansluit op hun wensen en zo nog nuttiger voor ze is.   

Het is wat dat betreft fijn dat we dankzij de data nu meer zicht hebben in bijvoorbeeld incidenten. Als er iets vervelends gebeurt, kunnen we onderzoeken wat de oorzaak was. De data helpen ons om processen te verbeteren en de kwaliteit van zorg te verhogen. 

Voeren jullie zelf ook gesprekken met cliënten? 
Nee, zorgmedewerkers voeren gesprekken met de cliënt en wij met de zorgmedewerkers. Op die manier komen we erachter welke informatie wenselijk is. Wij kunnen bijvoorbeeld informatie geven over het aantal begeleiders dat op een locatie of groep is ingepland. Zo kunnen managers zien of medewerkers ziek of afwezig zijn en dan aan andere medewerkers vragen om het werk over te nemen. Het gaat dan om een advies, want het is bijvoorbeeld ook van belang hoeveel cliënten er zijn en hoeveel zorg zij nodig hebben. Wij willen het werk voor alle medewerkers zo makkelijk mogelijk maken. Het werken met data is een hulpmiddel, een stuk van de oplossing voor problemen zoals tekorten aan personeel en cliënten die speciale zorg nodig hebben.

Een gevaar van data is dat je vergeet dat het om de cliënt gaat.
Daar moeten we zeker voor oppassen; het gaat niet om registratienummers, maar om mensen. Het is daarom belangrijk om goed contact te houden met de werkvloer, de plek waar de echte zorg plaatsvindt. Data helpen, maar moeten niet alles bepalen. Denk aan het vervoer. Er wordt hier veel heen en weer gereisd tussen woonlocaties en locaties voor dagbesteding. Je wilt ervoor zorgen dat een cliënt niet te lang in een busje hoeft door te brengen. De computer wijst je dan op locaties die dichtbij zijn. Maar misschien zijn die locaties wel minder prettig voor de cliënt en daarom geen goede keuze. Je kunt dus niet alleen je keuzes baseren op data.

Bij het werken met data is het daarnaast belangrijk dat al die data goed beheerd worden, dat er goed voor de data wordt gezorgd. We willen bijvoorbeeld niet overal losse stukjes data hebben, maar zorgen voor één geheel. En de data mogen alleen getoond worden aan mensen die er iets mee gaan doen. Wij zijn daar als afdeling verantwoordelijk voor. 

Krijg je vaak vragen van mensen die zich zorgen maken over hun privacy?
Regelmatig vragen mensen ons inderdaad wat we met de data doen. Wij gaan dan in gesprek en geven uitleg. We maken duidelijk waar de data heengaan. Ook vertellen we over de controles die we hebben ingebouwd om te zorgen dat de data niet verdwijnen. Het is heel belangrijk dat we goed omgaan met alle data. De zorgmedewerkers geven dat ook aan. Zij willen weten wat er met de gegevens over de cliënt gebeurt. 

En zijn er ook mensen die met wensen bij jullie komen?
Ja, wensen zijn er ook. Zo is het nu bijvoorbeeld lastig snel terug te vinden of een cliënt wel of geen toestemming geeft voor foto’s. Of, welke cliënten hebben geen bekende bewindvoerder. En zo zijn er vele wensen. Dat is natuurlijk niet handig. Met alle plezier gaan we dan na hoe we dat kunnen veranderen en wat daarvoor een goede manier is. Wordt de informatie bijvoorbeeld wel goed opgeslagen door de medewerker? Moeten we misschien wat veranderen in het computerprogramma? Of is de behoefte zo groot, dat het wenselijk is een apart overzicht te maken? Het is belangrijk dat begeleiders zich zo min mogelijk hoeven bezig te houden met administratie en het ophalen van informatie. 

Werken met data heeft heel veel mogelijkheden. Wel lopen we daarbij tegen uitdagingen aan. Er worden in Nederland en Europa nu heel veel wetten en regels gemaakt. Voor ons is dat soms een doolhof. We hebben niet altijd zicht op wat er in de toekomst wel en niet is toegestaan. Het betekent dat we steeds goed moeten afwegen welke stappen we nemen. Dat doen we samen met alle medewerkers en cliënten. Net als medewerkers en cliënten ben ik trots op de organisatie. En ik vind het mooi om te zien hoe gemotiveerd begeleiders hun werk doen. Elke dag weer geeft mij dat veel energie.

Interview door: Wessel Sambros (Sambros Media)
Tekstverwerking: Hanneke van Vliet (Het Nederlands Tekstbureau)

Dit bericht is gepubliceerd op 11 oktober 2024.