‘Werken met data omvat veel, je kunt niet alles snappen’

Peter Verheul werkt als persoonlijk begeleider bij Activiteitencentrum Kogge van zorgorganisatie Gemiva. Meer en meer krijgt hij in zijn werk te maken met data. Dat is best wennen. Hij houdt zich liever bezig met de directe zorg voor de cliënten. Niettemin merkt hij dat het bijhouden van data voor zijn werk wel voordelen biedt. Open vertelt hij over zijn ervaringen.

Kun je wat vertellen over het activiteitencentrum, wie hier komen en wat jullie hier doen?
Hier komen mensen met niet-aangeboren hersenletsel. Mensen van 20 jaar, maar ook 90-jarigen. Zij kunnen hier verschillende activiteiten doen. Wij maken een ondersteuningsplan om ze te helpen. Als iemand graag in beweging wil blijven, bieden we bijvoorbeeld fitness aan. En iemand die creatief is, kan meedoen aan handvaardigheid. Ze kunnen veel verschillende dingen hier doen. Het is fijn om deze mensen te helpen. Ik heb een heel leuk beroep.

Wat is data voor jou? 
Data is voor mij ongrijpbaar. Bij Gemiva hebben we ‘digi-toppers’ die bekers krijgen uitgereikt omdat ze handig zijn met data. Tot die groep behoor ik niet. Ik noem mezelf eerder een digibeet. Ik ben blij wanneer ik weet waar bij een computer de aan- en uitknop zit. 

Welke rol speelt data in het activiteitencentrum? 
Data speelt een grote rol. Je werkt veel met een computer, waar alle ondersteuningsplannen in staan. In die plannen staat alle informatie die je wilt weten, bijvoorbeeld informatie die jou als begeleider helpt om je verder te ontwikkelen of informatie over cliënten. En ook op je mobiele telefoon werk je met data.

Om wat voor data gaat het dan bijvoorbeeld? 
Wij begeleiden elke dag de cliënten en aan het eind van de dag rapporteren we daarover: wat heeft de cliënt gedaan die dag? Die informatie gebruiken we om na te gaan of wat we doen ook overeenkomt met het ondersteuningsplan; doen we wat het juiste is? Het vastleggen van die informatie kost veel tijd. We krijgen wel uren om aan kantoorwerk te besteden, maar ik ben liever bezig met het begeleiden van cliënten.

Vind je het lastig dat data een steeds grotere rol speelt in je werk? 
Soms wel. Ik merk dat ik af en toe aan mensen moet vragen hoe iets ook alweer werkt. Dat is lastig. Aan de andere kant omvat werken met data ook wel erg veel; je kunt niet alles snappen. Zodra je een tijdje met data werkt, leer je steeds meer. Werken met data is wel belangrijk. Het helpt je om je werk goed te doen. Een van de cliënten heeft bijvoorbeeld een spraakcomputer. Dat is een belangrijk middel voor communicatie met die cliënt. En het systeem waarmee we werken geeft ons ook veel mogelijkheden. Zo hebben we grote schermen hangen waarop we veel informatie delen, zodat cliënten altijd weten wat we allemaal organiseren. 

Kun je nog meer voordelen noemen van het werken met data? 
De data zorgt ervoor dat we allemaal goed op de hoogte zijn van wat er gaande is. Als begeleiders kunnen we snel zien wat een ander gedaan heeft die dag, zodat we ons werk daarop goed kunnen afstemmen. Er worden niet alleen data over cliënten bijgehouden, maar ook over ons als medewerkers. Ik heb bijvoorbeeld gesprekken met een locatiemanager en werkoverleggen. Ook daarover wordt informatie vastgelegd in het systeem.

Hoe ga jij om met data die over de cliënten gaat? 
We vinden bij Gemiva de privacy van de cliënt heel belangrijk. Zodra wij onderling over een cliënt schrijven, dan werken we zo veel mogelijk met alleen voorletters. We letten goed op dat we niet zomaar namen noemen in een gesprekje online. Dat is anders voor rapportages die gekoppeld zijn aan het zorgdossier. Daarin staat wel de naam van de cliënt.

Voel je door het werken met data veel druk? 
Druk is wat overdreven, maar ik vind wel dat ik veel tijd kwijt ben aan data. Wat helpt is de dagstart, een overleg aan het begin van de dag, waarin we afspreken wie er aan het eind van de dag gaat rapporteren en op welk tijdstip. Zo zorgen we dat er voor het vastleggen van de gegevens genoeg tijd is. Maar er komen wel altijd dingen tussendoor. Bijvoorbeeld een melding dat iemand ziek is of vervoer dat niet goed loopt. Die informatie kun je dan het beste gelijk verwerken, want anders vergeet je het misschien.

Vind je dat het werken met data ook dingen gemakkelijker maakt? 
In het begin is het veel werk om alle data in het systeem in te voeren. Dan kost het vooral veel tijd. Maar als alles eenmaal in het systeem staat, dan zorgen die data inderdaad ook voor gemak. Denk bijvoorbeeld aan een lijst van het vervoer waarop je goed ziet wie er opgehaald moeten worden. En de rapportages over de zorg hebben ook veel voordelen. Ik hoef dan niet tien keer te vertellen wat ik allemaal heb gedaan. Ik kan een rapportage maken en die aan iedereen tegelijk toesturen.

Wordt iedereen bij het werken met data betrokken, ook de cliënten? 
Ja. Bij Gemiva wordt het werken met data ook in de cliëntenraad besproken. Dat vind ik heel goed. Zo komen ideeën niet alleen van ons, maar ook van cliënten. Als begeleider kan ik ook meedenken. Ik zou zelfs nog wel wat meer kunnen doen. We hebben bij Gemiva een aanbod van cursussen en trainingen. Een cursus over werken met data kan helpen het werken met data gemakkelijker te maken en dingen nog wat beter te snappen.

Waar moet je vooral rekening mee houden als het gaat om data over cliënten? 
Het bijhouden van gegevens moeten wij zo eerlijk mogelijk doen en qua privacy zo veilig mogelijk. Als iemand per ongeluk een naam ergens heeft laten staan, wijzen we elkaar daarop. Ook informeren we de cliënt goed. Als er bijvoorbeeld gefilmd wordt, zoals vandaag, krijgen ze te horen dat ze in beeld mogen maar niet hoeven. Vooraf wordt cliënten gevraagd of ze wel of niet in beeld willen. Dat kunnen wij vervolgens heel makkelijk in de data terugvinden.

Wil je zelf nog iets anders vertellen over data? 
Ik merk steeds weer dat ik het werken met data ingewikkeld vind. Dat dit verhaal wordt geplaatst op de website begrijp ik. Maar hoe komt dat daar dan? Ik wil me daar ook niet in verdiepen, omdat het te technisch voor me is. Er komen heel snel steeds meer technieken bij. Toen ik jong was, hadden we nog een telefoon met draaischijf, nu zijn we gewend aan een mobiel. Werken met data is ingewikkeld, maar brengt ons ook gemak. Zo zaten we vroeger met bergen papierwerk. Dankzij de computer nu niet meer. 

Heb je ook nog wensen voor het werken met data? 
Wij werken in ons dossier met allemaal subdoelen. Dan moet je veel zoeken naar informatie. Het zou makkelijker zijn als alles in één overzicht terug te vinden is. Dat is nog wel een wens.

Interview door: Wessel Sambros (Sambros Media)
Tekstverwerking: Hanneke van Vliet (Het Nederlands Tekstbureau)

Dit bericht is gepubliceerd op 8 november 2024.