Is mijn data goed en bruikbaar?

Data is overal om ons heen te vinden en speelt een grote rol in veel aspecten van ons leven. Kortgezegd bestaat data uit digitale gegevens die doorlopend, al dan niet automatisch, worden verzameld via verschillende technologieën. Denk bijvoorbeeld aan zorgoproepsystemen en elektronische cliëntendossiers. Daar zit allemaal waardevolle informatie over cliënten en zorgprocessen, die je kan gebruiken om de zorg te verbeteren of efficiënter te maken.

Maar voordat je aan de slag kan gaan met die data, moet je natuurlijk wel weten of die gegevens goed en bruikbaar zijn. Want goede data vormt de basis voor waardevolle inzichten en analyses. Om daarachter te komen, hebben we 8 vragen op een rij gezet die jou gaan helpen om aan goede en bruikbare data te komen. 

Onderstaande vragen worden ook uitgelegd in de video 'Wat is goede data?'.

Wat is het doel?
Dit klinkt misschien als een open deur, maar het antwoord op deze vraag geeft ons het juiste startpunt in het oerwoud van data. Het gaat hier om: waarom willen we met data werken? En welke vragen proberen we te beantwoorden? Dat kan nog heel algemeen zijn.

Stel dat we het nachtzorgproces willen verbeteren. Dan willen we aan de hand van de data weten hoe vaak er ongeplande zorgmomenten zijn. Maar bijvoorbeeld ook: wat er precies gebeurt op die momenten. En dat is dan ons duidelijk afgebakende startpunt. Want met die inzichten kan beoordeeld worden welke aanknopingspunten er zijn voor verbetering. Hoe ziet de praktijk eruit? Dit is het moment om te gaan praten met zorgmedewerkers en ondersteunend personeel om de dagelijkse praktijk te begrijpen. En het is zeker aan te raden om een dienst mee te lopen. Want om data te begrijpen, moeten we de context kennen. Zonder deze context loop je namelijk het risico om verkeerde conclusies te trekken of onvoldoende relevante informatie te verkrijgen uit de gegevens die je analyseert.

Welke systemen verzamelen de data?
Het is belangrijk om te weten waar de data wordt opgeslagen. Dat kan bijvoorbeeld in een zorgoproepsysteem, in het cliëntendossier of in het planningssysteem zijn. Ook deze vraag lijkt misschien overbodig, maar als je deze stap overslaat zou het zomaar kunnen dat je ervan uitgaat dat er ergens data is, terwijl die misschien helemaal nergens wordt opgeslagen.

Hoe ontstaat de data?
Wordt de data automatisch op de achtergrond opgeslagen, bijvoorbeeld een signaal van een bedsensor op het moment dat iemand uit bed gaat. Of gaat het om een handmatige invoer, bijvoorbeeld een medewerkers die iets noteert in het dossier. Belangrijk om te weten. Want handmatige invoer van data kan meer fouten bevatten, en dit heeft invloed op de kwaliteit van de data. Daarnaast is handmatige data vaak moeilijker met elkaar te vergelijken.

Wat voor soort bestanden zijn het?
Zijn het enorme tekstbestanden met duizenden regels, overzichtelijke Excel-spreadsheets, of zijn het bestanden die specifieke software vereisen? Belangrijk hierbij is om samen met je ICT-team in gesprek te gaan met de leverancier van de gebruikte technologie.

Wat voor sòòrt data hebben we precies?
Het is belangrijk om je data te duiden. Data is er in vele vormen. Een databestand kan informatie over menselijk handelen bevatten, bijvoorbeeld het tijdstip waarop een specifieke cliënt op een oproepknop drukt. Het kan een meetwaarde zijn van een sensor. Of een getypte tekst. Maar het kan ook systeeminformatie bevatten: informatie die tussen computersystemen worden gedeeld.

De data kan zo technisch zijn, dat alleen de programmeur het begrijpt. De oproepknop van een specifieke cliënt kan bijvoorbeeld een nummer of code hebben. Je moet dan wel weten wat die code betekent om er informatie uit te kunnen halen. Dit allemaal uitzoeken kan soms een taaie klus zijn.

Hoeveel data is er?
Misschien wel een van de belangrijkste vragen. Bevat de data informatie over alle cliënten of slechts een deel ervan? Heb je data van een heel jaar of slechts een week? En hoe vaak wordt de data opgeslagen: elke minuut, elk uur, een aantal keren per dag of enkele keren per week?

Over het algemeen geldt, hoe meer data je hebt, hoe meer je kunt inzoomen op een bepaalde situatie of tijdsperiode. Meer data betekent meer details, net als de pixels in een foto of video. En met weinig details wordt het moeilijker om te zien waar je nou eigenlijk naar kijkt.

Mist er data?
Belangrijk om te weten. Het aantal ontbrekende gegevens kan namelijk iets zeggen over de kwaliteit van de data. Soms weten we niet eens wat we missen, maar met een goede analyse van de databestanden en begrip van hoe de praktijk eruitziet kunnen we belangrijke ontbrekende informatie ontdekken. En erachter komen wat de reden is dat er data ontbreekt èn achterhalen of dit misschien zorgt voor een slechte bruikbaarheid van de data.

Heb je een vraag? Dan kun je deze stellen via het contactformulier.

Dit bericht is gepubliceerd op 27 november 2023.