‘Je leert veel door klein aan de slag te gaan’

In de zorg komt steeds meer aandacht voor data-ondersteund werken. Maar een zorginhoudelijk vraagstuk oplossen met gerichte inzet van data, hoe doe je dat eigenlijk? In zes pilotprojecten deden gehandicaptenzorgorganisaties ervaringen op, waarbij innovatieadviseurs Ruud de Nooij en Suzan Vlaming, samen met data-experts, de organisaties ondersteunden. Wat kunnen organisaties in de gehandicaptenzorg volgens hen leren van deze pilots?

Alom hoor je dat data-ondersteund werken organisaties verder helpt. Organisaties in de gehandicaptenzorg willen er dan ook graag mee aan de slag. Maar wat willen ze precies bereiken met de data, welke wensen hebben ze? Het beantwoorden van deze vraag vonden organisaties niet gemakkelijk, merkten Ruud en Suzan. Vanuit het programma Leren Werken met Data in de gehandicaptenzorg boden ze de pilotorganisaties support.

Stel eerst je behoefte scherp
De pilot begon met samen de behoefte scherpstellen. Dat betekent gesprekken met onder meer zorgprofessionals, cliënten en het managementteam. Welke informatie is nodig en voor welke vraagstukken? Wat wil de organisatie met data bereiken en waarom? Door gesprekken over specifieke onderwerpen en het aandragen van voorbeelden kwam steeds beter in kaart wat de behoeften waren. Ook meelopen met zorgprofessionals hielp. Zo ontstond een goed beeld van wat zij doen, waar zij tegenaanlopen en waarbij data hen kan ondersteunen.

Begin klein
‘Het is essentieel om je vraagstuk goed scherp neer te zetten en vooral ook om klein te beginnen’, vult Suzan aan. ‘Je kunt enorm veel met data, maar om daar echt profijt van te hebben is een zorgvuldig proces nodig. Een dataproject kost tijd, zo is haar boodschap. Soms is er zoveel data beschikbaar. Waar begin je dan? De organisaties in de pilots keken ervan op dat alleen de opstart al veel tijd vroeg. Suzan: ‘Soms duurt het wel een paar maanden om te bepalen met welk vraagstuk je aan de slag gaat.’

Voor de beginnende organisaties is dat inderdaad zo, beaamt Ruud. ‘Bij organisaties die al verder zijn, en bijvoorbeeld al werken met meerdere data toepassingen, spelen vaak andere vragen’, zegt hij. Wat is het doel van de data? En hoe zorg je dat medewerkers goed inzicht krijgen in die data die zij specifiek nodig hebben? Hij ziet dat dashboards soms te snel ontwikkeld zijn, waardoor nog niet helemaal duidelijk is welke behoefte de data precies vervult.

Richt een goed proces in
Weinig of veel ervaring met data, altijd geldt dat een doordacht proces nodig is om met data tot waardevolle inzichten te komen. Om zorgorganisaties bij dit proces te helpen is een handig hulpmiddel ontworpen, vertelt Suzan. ‘Op basis van de ervaringen in de pilots hebben we het model voor data-ondersteund werken ontwikkeld. Dit geeft de organisaties houvast om van een globaal thema tot meerwaarde voor cliënt, zorgmedewerker en organisatie te komen. Dat model hebben we vervolgens ook gelijk in diezelfde pilots toegepast. Het is een dynamisch model waarvan de toepassing zich blijft ontwikkelen op basis van nieuwe projecten.’

‘Het is geen stappenplan, maar een manier van denken’, vult Ruud aan. Het model houdt de organisaties scherp. Hij geeft wat voorbeelden van vragen die het model oproept: Is er al genoeg bekend over het thema en het vraagstuk? Zijn de databronnen allemaal goed in beeld? Voldoet het ontwerp aan de verwachtingen? De pilots waren volgens hem een mooie testcase: ‘De eerste ervaringen zijn positief. We horen dat het model je helpt kritisch te blijven. Het kan bijvoorbeeld betekenen dat je in de ontwerpfase soms ook nog bezig bent om het vraagstuk nader aan te scherpen.’

Maak al snel een eerste ontwerp
Het is nuttig om al snel een eerste ontwerp, een eerste visualisatie te maken van de beschikbare data, meent Ruud. Dit helpt namelijk bij het nog beter bepalen welke informatie echt relevant is voor zorgprofessionals. Zo gaven zorgprofessionals van een van de pilotorganisaties aan behoefte te hebben aan een beknopt overzicht. Met behulp van voorbeelden konden ze goed aangeven welke data ze wel en niet nodig hadden en zo werd beter ingespeeld op die behoefte.

‘Met een voorbeeld, zie je inderdaad wat werkt en wat niet’, zegt Suzan. ‘Zorgprofessionals kunnen wel aangeven waar ze hulp bij willen in hun dagelijks werk, maar het is vaak lastig voor ze om de vertaalslag te maken naar een datatoepassing. Wat verwachten ze van de toepassing, welke informatie hebben ze nodig in hun dagelijks werk? Om die vragen te beantwoorden, helpt het om al een ontwerp van een datavisualisatie te maken en hierover in gesprek te gaan. Pilotorganisaties merkten überhaupt dat data een abstract begrip was voor zorgprofessionals. Ze kozen er daarom voor over informatie of gegevens te spreken, in plaats van data.’

Denk na over de rol van cliënten
Vergeet ook niet te kijken naar het betrekken van cliënten, adviseren Ruud en Suzan. Vaak gaat het bij dataprojecten in de zorg om uitwisseling van gegevens van en over cliënten. Daarom is het belangrijk vooraf goed na te denken wanneer en waarvoor je cliënten wilt betrekken. Twee zaken zijn hierin belangrijk: dat de uitwisseling van gegevens veilig gebeurt en dat de gegevens kloppen. Voor de meeste organisaties is het nog een zoektocht op welke momenten ze cliënten het beste kunnen betrekken. Wat schrijft de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bijvoorbeeld voor als het gaat om toestemming en hoe organiseer je die toestemming goed? Het programma Leren Werken met Data in de gehandicaptenzorg heeft hier aandacht voor en deelt informatie hierover met de sector, vertellen zij.

Stel een goede projectleider aan
‘Een andere uitdaging is om de twee verschillende werelden van IT en zorg goed bij elkaar te brengen’, vertelt Suzan. ‘Vandaar ook de boodschap om klein te beginnen, want het is echt nog pionieren.’ Wat helpt is het hebben van een goede projectleider, iemand die goed overzicht houdt. ‘Je hoeft als projectleider niet technisch te zijn, je moet vooral zorgen dat je iedereen aangehaakt houdt, zowel de technische mensen, als de zorgprofessionals en cliënten. Daarnaast is het je rol te zorgen dat het project op een gestructureerde manier tot resultaat komt.’

Zorg voor een goede data-infrastructuur
Door klein te starten en met data te gaan werken, ervaren organisaties dat daarvoor ook een goede onderliggende infrastructuur nodig is, vertelt Suzan. ‘Data kan alleen écht waarde toevoegen als de basis klopt. Gegevens moeten bijvoorbeeld van goede kwaliteit zijn: accuraat, volledig en up-to-date. Vaak is dat nog niet het geval. Daarnaast zie je verschillen in hoe verschillende locaties, binnen dezelfde zorgorganisatie, informatie registreren. Ook moet de beveiliging van de data op orde zijn, bijvoorbeeld dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot bepaalde data. In deze pilots kwamen veel vragen naar voren die te maken hebben met deze basis.’

Ga het doen!
De afgeronde pilots waren leerzaam en stimuleren de organisaties om verdere stappen te zetten. Ruud en Suzan zijn blij met dat enthousiasme. Ze hopen dat de pilotvoorbeelden ook een stimulans zijn voor andere zorgorganisaties. Zoals Ruud het mooi verwoordt: ‘Ga met data aan de slag, ervaar wat het werken met data concreet inhoudt. Dat is de beste weg om te ontdekken wat voor jouw organisatie werkt en wat niet.’

Voor organisaties die al een stap verder zijn, is het belangrijk de basis verder op orde te brengen: werken met data vraagt om een goede infrastructuur. Er zijn nieuwe pilots gestart om zorgorganisaties nu op dit vlak te ondersteunen. Het pionieren en uitwisselen van kennis en ervaring gaat dus volop door!

Interview en tekst door: Hanneke van Vliet (Het Nederlands Tekstbureau)
Dit bericht is gepubliceerd op november 2025.